BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH: AI, CÁI GÌ, KHI NÀO & Ở ĐÂU
Ai & Cái gì: Xem xét mục tiêu của sự kiện ảo của bạn, ai sẽ tham gia và mức độ nào.
- Đối tượng của bạn là ai?
- Bạn muốn khán giả của mình tham gia như thế nào?
- Có nhiều người nói không? Họ là ai?
- Bạn đang trình bày cái gì?
Điều này sẽ giúp bạn xác định loại sự kiện ảo mà bạn sẽ tổ chức, điều này cũng sẽ đặt ra một số kỳ vọng với khán giả của bạn.
Khi nào: Nghĩ về khán giả và điều gì có ý nghĩa nhất đối với họ. Khi nào họ có thể có mặt để tham gia?
Where: Dù khán giả của bạn ở đâu! Đó là một trong nhiều lợi ích tích cực của các sự kiện ảo. Một điều gì đó cũng quan trọng để quyết định: bạn sẽ ở đâu? Nếu bạn là người dẫn chương trình, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ ở trong một khu vực mà những tiếng ồn hoặc nền khác không làm gián đoạn sự kiện. Văn phòng, phòng họp hoặc hành lang đều là những không gian tuyệt vời để chuyển đổi thành các studio hội thảo trên web hoặc hội nghị truyền hình. Không có không gian để tổ chức một luồng trực tiếp? Sight & Sound Productions đã tạo ra một phòng thu chuyên nghiệp tại văn phòng của chúng tôi. Địa điểm lớn hơn sẽ cần thiết cho các sự kiện có nhiều người nói cùng một lúc hoặc nếu một bộ sân khấu đang được sử dụng.
BƯỚC 2: NHẬN CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT LẬP BẠN CẦN
6 VẬT PHẨM CƠ BẢN HÀNG ĐẦU CẦN THIẾT CHO MỘT SỰ KIỆN ẢO:
- Một nền tảng phát trực tuyến, chẳng hạn như phương tiện truyền thông xã hội, Vimeo Live, Zoom hoặc một cửa hàng phát trực tuyến khác
- Internet tốc độ cao, 100% khuyên bạn nên sử dụng đường truyền cứng chứ không phải wifi
- Ánh sáng tự nhiên tuyệt vời, ánh sáng được cung cấp bởi softbox hoặc sân khấu
- Micrô và máy ảnh chất lượng cho âm thanh và video
- Máy tính xách tay
- Cáp
- * Có thể cần thiết bị chuyển mạch, teradek và các thiết bị AV khác để tích hợp tính năng phát trực tiếp trong các sự kiện.
Nếu bạn cần thuê bất kỳ thiết bị nào trong số này, nhóm của chúng tôi rất sẵn lòng trợ giúp. Chúng tôi là chuyên gia về tất cả các sự kiện, cả trực tiếp và ảo, vì vậy chúng tôi sẵn lòng trả lời bất kỳ câu hỏi nào của bạn về thiết bị bạn cần.
Mẹo: Nếu bạn có thể, hãy làm một bài kiểm tra với một đồng nghiệp và sử dụng tất cả các thiết bị mà bạn sẽ sử dụng. Đảm bảo rằng bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng mọi thứ và mọi thứ chạy trơn tru.
BƯỚC 3: MỜI MỌI NGƯỜI ĐẾN SỰ KIỆN CỦA BẠN
Cách bạn mời mọi người phải phản ánh loại sự kiện bạn đang tổ chức. Đảm bảo thêm tông màu và phong cách của sự kiện vào thư mời của bạn. Nếu bạn đang phát trực tiếp một sự kiện lớn của công ty, hãy đưa chủ đề và thông điệp tương tự vào lời mời của bạn.
Dưới đây là một số đề xuất lời mời của chúng tôi dựa trên loại sự kiện của bạn:
- Hội thảo trên web: một email được cá nhân hóa với một liên kết để đăng ký và một bài đăng trên mạng xã hội
- Hội nghị truyền hình: một email được cá nhân hóa có liên kết đến phòng hội nghị ảo.
- Tòa thị chính ảo: một email được cá nhân hóa với một liên kết. Nếu một sự kiện công khai, bài đăng trên mạng xã hội.
- Phát trực tiếp: một email mời gọi vật lý và được cá nhân hóa. Nếu một sự kiện công khai, bài đăng trên mạng xã hội.
Hãy đảm bảo cung cấp cho những người tham dự tiềm năng của bạn nhiều thông tin về những gì sẽ xảy ra để họ không cảm thấy thất vọng khi cố gắng tham gia. Cân nhắc đưa loại thông tin này vào thư mời của bạn:
- Phần mềm sự kiện ảo sẽ diễn ra trên: Zoom, Google, Vimeo Live, Facebook Live, v.v.
- Nó có được ghi lại hay không trong trường hợp họ không thể tham dự
- Nếu bạn đang trả lời câu hỏi để họ có thể chuẩn bị câu hỏi trước
- Sự kiện của bạn sẽ kéo dài bao lâu
- Nếu họ có thể tham gia bất kỳ lúc nào hoặc nếu họ có cửa sổ để tham gia
- Cho dù sự kiện có mở cho bất kỳ ai hay không, hoặc nếu họ chỉ nên mở rộng lời mời cho một số người nhất định.
BƯỚC 4: LƯU TRỮ SỰ KIỆN CỦA BẠN
Sự kiện của bạn có trực tuyến không? Hay đó là một sự kiện trực tiếp mà bạn đang chia sẻ trực tuyến? Đây là lời khuyên của chúng tôi cho cả hai.
Âm thanh và video chất lượng cao là điều cần thiết. Bạn muốn khán giả ở nhà cảm thấy như họ thực sự là một phần của sự kiện. Âm thanh và video chất lượng kém có thể gây khó chịu cho khán giả tại nhà và có thể khiến họ không chú ý hoặc bỏ đi.
Xây dựng một chương trình làm việc chi tiết. Biết ai đang thực hiện phần giới thiệu, khi nào người nói nên nói và cách xử lý chuyển tiếp giữa các phiên / người nói.
Mẹo: Có rất nhiều chuyển tiếp trong chương trình của bạn không? Nếu vậy, bạn nên có một MC.
Có các yếu tố tương tác để thu hút khán giả của bạn. Cho phép người tham dự gửi câu hỏi, thực hiện các cuộc thăm dò và bao gồm một phiên Hỏi và Đáp mở. Nếu bạn đang có một sự kiện kết hợp, đừng quên về những người trực tuyến! Khán giả trực tuyến của bạn muốn cảm thấy như họ cũng là một phần của trải nghiệm, vì vậy hãy khuyến khích họ trong suốt sự kiện.
BƯỚC 5: THEO DÕI & LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN TIẾP THEO CỦA BẠN
Theo dõi những người tham dự của bạn cũng quan trọng như lời mời. Đảm bảo rằng họ biết bạn đánh giá cao sự tham dự và tham gia của họ trong sự kiện của bạn. Hầu hết các phần mềm email đều cho phép bạn tùy chỉnh phần giới thiệu của mình bằng tên của họ, và liên lạc cá nhân đó sẽ còn tồn tại lâu dài.
Nếu sự kiện của bạn định kỳ, chẳng hạn như hội thảo trên web hàng tuần hoặc hàng tháng hoặc buổi dạ tiệc hàng năm, hãy tiếp tục và đưa càng nhiều thông tin chi tiết về sự kiện vào email tiếp theo hoặc lời mời của họ. Bạn muốn theo dõi họ và khiến họ hào hứng tham dự sự kiện tiếp theo của bạn.
Bạn đã sẵn sàng lên kế hoạch cho kế hoạch tiếp theo của mình chưa? Cân nhắc khảo sát những người tham dự cuối cùng của bạn về những cách bạn có thể cải thiện sự kiện tiếp theo của mình. Ví dụ: bạn có thể đã phát trực tiếp sự kiện của mình trên Facebook và bây giờ những người tham dự trực tuyến của bạn muốn tham dự trực tiếp. Bây giờ bạn có một ý tưởng tốt hơn về số lượng người để dự đoán trực tiếp vào lần tiếp theo. Có thể mọi người yêu thích phiên Hỏi và Đáp sau hội thảo trên web của bạn và muốn tham dự một phiên khác với nhiều diễn giả hơn. Đối tượng trực tuyến của bạn sẽ cung cấp cho bạn phản hồi để giúp bạn lập kế hoạch cho sự kiện ảo tuyệt vời tiếp theo.
